Soạn phiếu công bố mỹ phẩm nhập khẩu là bước quan trọng giúp hồ sơ công bố mỹ phẩm được thông qua một cách nhanh chóng. Dưới đây, Công ty Luật LAVN sẽ hướng dẫn bạn hoàn thành việc soạn thảo phiếu công bố mỹ phẩm một cách đơn giản nhất.
Để hoàn thiện một phiếu công bố mỹ phẩm, bạn phải điền thông tin vào 10 mục.
1. Tên nhãn hàng và tên sản phẩm
Mục này bạn phải ghi đủ tên đầy đủ của sản phẩm phải được cung cấp, theo trình tự sau: tên nhãn hàng, dòng sản phẩm (nếu có), tên sản phẩm. Nếu là một màu riêng lẻ được công bố thì ghi tên màu và số màu (ví dụ: L’oreal Feria Color 3D Hot Ginger). Nếu có nhiều màu thì tên và số màu của mỗi màu phải được công bố.
Hình ảnh một phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm LAVN vừa xin giấy phép
2. Dạng sản phẩm
Bạn hãy đánh dấu tick vào ô phù hợp với sản phẩm của mình theo danh sách được Cục Quản lý Dược liệt kê sẵn. Bạn có thể lựa chọn nhiều hơn một dạng sản phẩm, ví dụ “ bath hoặc shower” và “ sản phẩm chăm sóc tóc” nếu như sản phẩm vừa có thể dùng để tắm, vừa có thể dùng để gội.
Nếu sản phẩm của bạn là một dạng quá mới không được liệt kê trong danh sách có sẵn, hãy điền thông tin cụ thể về sản phẩm vào mục cuối cùng trong mục 2 là "Sản phẩm khác".
Ví dụ: Bạn công bố một sản phẩm khăn ướt dùng để vệ sinh tay, cổ, mặt. Bạn sẽ đánh dấu tick sào mục sản phẩm khác trên phiếu công bố, ngay tại dòng đó ghi cụ thể ra là: Khăn ướt dùng để vệ sinh tay, cổ, mặt.
3. Mục đích sử dụng. Intended use
Là thông tin về chức năng hoặc công dụng của sản phẩm, không phải cách sử dụng, ví dụ giữ ẩm cho da mặt, da tay,...
4. Dạng trình bày
Bạn chỉ được lựa chọn một dạng thích hợp nhất trong 4 dạng sản phẩm. Sau đây là giải thích về các dạng sản phẩm.
- “Dạng đơn lẻ” được trình bày trong một dạng đóng gói đơn lẻ.
- “Một nhóm các màu” là một nhóm các sản phẩm mỹ phẩm có thành phần tương tự nhau và được sản xuất bởi cùng một nhà sản xuất, có cùng mục đích sử dụng, nhưng có màu sắc khác nhau (ví dụ như son, màu mắt, hoặc đánh móng tay) nhưng không phải là dạng đóng gói kết hợp của các dạng sản phẩm khác nhau.
- “Bảng các màu trong một dạng sản phẩm” là một nhóm các màu như được định nghĩa ở trên, được đóng trong một loạt các bảng.
Các sản phẩm phấn mà bên trong chứa nhiều ô màu thích hợp với lựa chọn này.
- “Các sản phẩm phối hợp trong một bộ sản phẩm”, thường được gọi là một "Bộ Kit" là các dạng sản phẩm giống hoặc khác nhau và được bán trong cùng một bao gói. Không thể bán riêng từng loại (ví dụ như một hộp các màu mắt và môi, một hộp chứa cả các dạng kem chăm sóc da).
5. Thông tin về nhà sản xuất/ đóng gói.
Có thể có trên một công ty sản xuất hoặc đóng gói cho một sản phẩm (là các công ty tham gia các công đoạn sản xuất để sản xuất ra một sản phẩm hoàn chỉnh). Phải nêu rõ tên và địa chỉ đầy đủ của từng công ty (trường hợp địa chỉ trụ sở chính khác địa chỉ cơ sở sản xuất thì phải khai báo cả hai).
- Công ty sản xuất là công ty tham gia vào bất kỳ giai đoạn nào của quá trình tạo ra sản phẩm mỹ phẩm. Quá trình sản xuất bao gồm tất cả các giai đoạn từ sản xuất bán thành phẩm và thành phẩm, xây dựng công thức và sản xuất (ví dụ như nghiền, trộn, gói và hoặc đóng gói), kiểm tra chất lượng, xuất xưởng và các quá trình kiểm soát liên quan.
- Công ty đóng gói chính là công ty tham gia vào qúa trình đóng gói sản phẩm vào bao bì đóng gói chính/ trực tiếp, bao bì này được hoặc sẽ được dán nhãn trước khi sản phẩm được bán hoặc phân phối.
- Công ty đóng gói thứ cấp là công ty chỉ tham gia vào quá trình dán nhãn cho bao gói mà sản phẩm đã được đóng vào trong bao gói chính, hoặc đóng bao gói chính vào trong hộp carton, sau đó dán nhãn, trước khi bán hoặc phân phối.
6. Thông tin về tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
Đó là tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường, có thể là công ty sản xuất trong nước hoặc đại lý được uỷ quyền bởi nhà sản xuất để bán sản phẩm ra thị trường hoặc đó, là công ty chịu trách nhiệm bán sản phẩm trên thị trường Việt Nam. Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép tương đương phải được nêu rõ trong mẫu công bố, nếu có.
7. Thông tin về người đại diện theo pháp luật cho công ty
Người đại diện cho công ty để nộp hồ sơ công bố phải có đủ trình độ và kinh nghiệm theo quy định của luật pháp và luật hành nghề của các nước thành viên, là người đại diện theo pháp luật của công ty nêu trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
8. Thành phần đầy đủ và danh pháp
a) Tất cả các thành phần của mỹ phẩm phải được xác định bằng danh pháp trong ấn phẩm mới nhất về danh pháp chuẩn (International Cosmetic Ingredient Dictionary, British Pharmacopoeia, United States Pharmacopoeia, Chemical Abstract Services, Japanese Standard Cosmetic Ingredient, Japanese Cosmetic Ingredients Codex). Tên thực vật và dịch chiết từ thực vật phải được xác định bằng chi, loài. Tên chi thực vật có thể rút ngắn. Các thành phần có nguồn gốc từ động vật cần nêu chính xác tên khoa học của loài động vật đó. Các thành phần sau đây không được coi là thành phần của sản phẩm:
- Tạp chất trong nguyên liệu được sử dụng.
- Các nguyên liệu được sử dụng vì mục đích kỹ thuật nhưng không có mặt trong sản phẩm thành phẩm.
- Các hoá chất được sử dụng với một số lượng cần thiết được kiểm soát chặt chẽ như dung môi hoặc chất giữ mùi hoặc các thành phần tạo mùi. Các thành phần nước hoa và chất tạo hương và các nguyên liệu của chúng có thể viết dưới dạng “hương liệu” (perfume, fragrance).
Nồng độ của các thành phần phải được công bố nếu như đó là các thành phần nằm trong danh mục hạn chế sử dụng được xác định trong các phụ lục của Hướng dẫn về mỹ phẩm ASEAN.
b) Đối với sản phẩm chứa một nhóm các màu hoặc các sản phẩm trong cùng một bao gói, công bố thành phần đầy đủ theo dạng sau:
- Danh sách thành phần của dạng cơ bản
- “Có thể chứa” và danh sách các màu
c) Với dạng phối hợp các sản phẩm khác nhau trong cùng một đóng gói, liệt kê mỗi sản phẩm và công thức tương ứng cho từng sản phẩm. Có thể mở rộng mẫu công bố nếu cần thêm khoảng trống để điền thông tin.